Polityka prywatności
Dokument opisuje, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie leannfv.org, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy, komu je powierzamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu leannfv.org jest Serhij Morhun, prowadzący działalność pod adresem: ulica Awiacijna 31, Dnipro, obwód dniepropetrowski, Ukraina (dalej „Administrator”).
| Kontakt w sprawach danych | [email protected] |
|---|---|
| Kontakt ogólny | [email protected] |
| Adres korespondencyjny | ulica Awiacijna 31, Dnipro, obwód dniepropetrowski, Ukraina |
| Inspektor Ochrony Danych | nie został wyznaczony — kontakt we wszystkich sprawach: [email protected] |
Administrator nie ma obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie prowadzi przetwarzania na dużą skalę ani regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę.
2. Definicje
- RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
- Dane osobowe — wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
- Przetwarzanie — każda operacja wykonywana na danych osobowych, w tym zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, wykorzystywanie, przesyłanie i usuwanie.
- Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Serwisu lub kontaktująca się z Administratorem.
- Serwis — strona internetowa dostępna pod adresem leannfv.org wraz z podstronami.
- EOG — Europejski Obszar Gospodarczy.
3. Zasady, którymi się kierujemy
Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 5 RODO:
- zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość — przetwarzamy dane wyłącznie na wskazanej podstawie prawnej i informujemy o tym w sposób zrozumiały;
- ograniczenie celu — dane zbieramy w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach;
- minimalizacja danych — zbieramy wyłącznie dane niezbędne do osiągnięcia celu; nie prosimy o dane zbędne do realizacji zamówienia;
- prawidłowość — dbamy o aktualność danych i umożliwiamy ich sprostowanie;
- ograniczenie przechowywania — przechowujemy dane nie dłużej, niż jest to konieczne;
- integralność i poufność — stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych.
4. Jakie dane zbieramy
4.1. Dane podawane dobrowolnie przez Użytkownika
Za pośrednictwem formularza kontaktu zwrotnego oraz korespondencji e-mail zbieramy:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- rodzaj zamówienia oraz orientacyjny budżet (dane fakultatywne wybierane z listy);
- kod rabatowy (fakultatywnie);
- treść wiadomości — w tym wszelkie informacje, które Użytkownik zdecyduje się w niej zawrzeć (np. okazja, termin i adres dostawy, preferencje kolorystyczne, dane odbiorcy przesyłki).
Ważne
Prosimy o niezamieszczanie w treści wiadomości danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), takich jak dane o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych czy światopoglądzie, o ile nie są one niezbędne do realizacji zamówienia (np. dekoracja o charakterze wyznaniowym lub pogrzebowym). Dane takie przetwarzamy wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Użytkownika.
4.2. Dane odbiorcy przesyłki
Przy zamówieniu z dostawą Użytkownik przekazuje nam dane osoby trzeciej — odbiorcy kwiatów (imię, adres, numer telefonu). Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do przekazania tych danych. Administrator przetwarza je wyłącznie w celu doręczenia przesyłki i realizuje wobec odbiorcy obowiązek informacyjny na jego żądanie.
4.3. Dane zbierane automatycznie
Serwer, na którym utrzymywany jest Serwis, automatycznie zapisuje w logach systemowych:
- adres IP urządzenia końcowego;
- datę i godzinę zapytania;
- typ i wersję przeglądarki oraz systemu operacyjnego;
- adres strony, z której nastąpiło przekierowanie (referer);
- ilość przesłanych danych i status odpowiedzi serwera.
Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celach technicznych i bezpieczeństwa i nie są łączone z danymi identyfikującymi Użytkownika.
4.4. Dane rekrutacyjne
W przypadku przesłania aplikacji na adres [email protected] przetwarzamy dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych: dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym i kwalifikacjach.
5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy lub e-mail | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda Użytkownika | do czasu zakończenia korespondencji, a następnie przez 12 miesięcy w celach dowodowych; wcześniej — w razie wycofania zgody |
| Przygotowanie wyceny, przyjęcie i realizacja zamówienia, dostawa, obsługa posprzedażowa | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem | przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Rozpatrywanie reklamacji i realizacja gwarancji świeżości | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO — wykonanie umowy i obowiązek prawny | przez czas rozpatrywania reklamacji oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze | przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku rozliczeniowego |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności Serwisu, analiza logów serwera | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora | do 12 miesięcy od zapisu w logu |
| Przesyłanie informacji handlowych i ofert (jeżeli udzielono odrębnej zgody) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda | do czasu wycofania zgody |
| Prowadzenie procesu rekrutacyjnego | art. 6 ust. 1 lit. a i lit. b RODO — zgoda oraz działania przed zawarciem umowy | do zakończenia rekrutacji; w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje — 12 miesięcy |
6. Źródła danych
Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dotyczą.
W przypadku danych odbiorcy przesyłki oraz danych osób kontaktowych klientów instytucjonalnych (kwiaciarnie, hotele, agencje eventowe) dane pozyskujemy od zamawiającego. Zakres takich danych ograniczony jest do imienia i nazwiska, stanowiska lub roli, adresu e-mail, numeru telefonu oraz adresu dostawy.
7. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:
- dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej — w zakresie przechowywania danych Serwisu i poczty elektronicznej;
- dostawca poczty elektronicznej w domenie leannfv.org — w zakresie obsługi korespondencji;
- firmy kurierskie i przewoźnicy — w zakresie danych niezbędnych do doręczenia przesyłki (imię, adres, telefon);
- biuro rachunkowe — w zakresie danych niezbędnych do wystawienia i rozliczenia dokumentów księgowych;
- dostawcy usług płatniczych i banki — w zakresie realizacji rozliczeń;
- kancelarie prawne i firmy windykacyjne — wyłącznie w razie dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
- organy publiczne — wyłącznie wtedy, gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane na nasze zlecenie zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniająca wymogi art. 28 RODO.
Nie sprzedajemy i nie udostępniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
7.1. Kroje pism
Serwis wczytuje kroje pism z zewnętrznego serwisu Google Fonts. W momencie wczytania strony do dostawcy tej usługi przekazywany jest adres IP urządzenia Użytkownika. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu spójnej prezentacji Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Google Fonts nie zapisuje w tym celu plików cookie.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator ma siedzibę na terytorium Ukrainy, tj. poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Oznacza to, że dane osobowe Użytkowników z EOG są przekazywane do państwa trzeciego.
Przekazanie odbywa się na jednej z następujących podstaw:
- art. 49 ust. 1 lit. b RODO — gdy przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy;
- art. 46 ust. 2 lit. c RODO — na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, zawieranych z podmiotami przetwarzającymi;
- art. 49 ust. 1 lit. a RODO — na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, udzielonej po poinformowaniu o możliwym ryzyku.
Administrator stosuje dodatkowe środki zabezpieczające, w tym szyfrowanie transmisji, ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych oraz minimalizację zakresu przekazywanych informacji.
Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kierując wniosek na adres [email protected].
9. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Użytkownikowi następujące prawa:
- prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy, oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych;
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), tzw. „prawo do bycia zapomnianym” — gdy dane nie są już niezbędne, zgoda została wycofana lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem;
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — m.in. w czasie weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu;
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi;
- prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego — w każdym czasie i bez uzasadnienia;
- prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla miejsca zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.
10. Sposób realizacji praw
Wniosek dotyczący realizacji któregokolwiek z powyższych praw można złożyć:
- pocztą elektroniczną na adres [email protected];
- pisemnie na adres korespondencyjny Administratora wskazany w punkcie 1.
Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku. W przypadku wniosków skomplikowanych lub licznych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — o czym poinformujemy w ciągu pierwszego miesiąca wraz z uzasadnieniem.
Realizacja praw jest bezpłatna. W przypadku wniosków ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, w szczególności ze względu na ich ustawiczny charakter, Administrator może pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań.
W celu realizacji wniosku możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość wnioskodawcy.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do osiągnięcia określonych celów:
- brak podania imienia, adresu e-mail, numeru telefonu oraz treści wiadomości uniemożliwia udzielenie odpowiedzi na zapytanie;
- brak podania danych adresowych uniemożliwia realizację dostawy;
- brak podania danych rozliczeniowych uniemożliwia wystawienie dokumentu księgowego, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Pola oznaczone w formularzu jako fakultatywne (kod rabatowy, budżet) można pominąć bez wpływu na obsługę zapytania.
12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały (art. 22 RODO).
Rabaty i warunki handlowe ustalane są indywidualnie przez pracownika, na podstawie historii współpracy i wolumenu zamówień, a nie w drodze automatycznej analizy zachowań w Serwisie.
13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych, w szczególności:
- szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS (HTTPS);
- kontrolę dostępu do systemów i danych w oparciu o zasadę wiedzy koniecznej;
- indywidualne konta i silne uwierzytelnianie dla osób upoważnionych do przetwarzania danych;
- regularne kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych;
- pisemne upoważnienia do przetwarzania danych i zobowiązania do zachowania poufności;
- bieżącą aktualizację oprogramowania serwerowego;
- okresowy przegląd stosowanych zabezpieczeń i rejestru czynności przetwarzania.
14. Dane osób niepełnoletnich
Serwis nie jest skierowany do osób poniżej 16. roku życia i nie zbieramy świadomie danych takich osób.
Jeżeli osoba niepełnoletnia przekazała nam swoje dane bez zgody opiekuna prawnego, prosimy o kontakt na adres [email protected] — dane zostaną niezwłocznie usunięte.
16. Naruszenia ochrony danych
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.
Jeżeli ryzyko to wystąpi, Administrator zgłasza naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia. Jeżeli ryzyko jest wysokie — zawiadamia również osoby, których dane dotyczą, opisując charakter naruszenia, możliwe konsekwencje oraz zastosowane środki zaradcze.
Administrator prowadzi wewnętrzny rejestr wszystkich naruszeń ochrony danych osobowych.
17. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może podlegać aktualizacji w związku ze zmianą przepisów prawa, rozszerzeniem zakresu usług lub zmianą stosowanych technologii.
Aktualna wersja dokumentu wraz z datą ostatniej aktualizacji publikowana jest pod niniejszym adresem. O istotnych zmianach dotyczących przetwarzania danych na podstawie zgody informujemy Użytkowników indywidualnie, drogą elektroniczną.
18. Kontakt i prawo wniesienia skargi
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
- e-mail: [email protected]
- adres korespondencyjny: Serhij Morhun, ulica Awiacijna 31, Dnipro, obwód dniepropetrowski, Ukraina
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, właściwego dla państwa jej zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia. Dla osób przebywających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).